عنوان کتاب: اصول و مبانی مدیریت و سرپرستی

نویسنده: سیدفخرالدین طاهر زاده موسویان، متینه مقدم

کتاب اصول و مبانی مدیریت و سرپرستی نوشته سید فخرالدین طاهرزاده موسویان و متینه مقدم میباشد، که نحوه مدیریت یک سازمان و تعریف و ویژگی‌های آن را بیان می‌کند. در این کتاب درباره انواع سازمان‌ها، اصطلاحات سازمانی، اهمیت مدیریت در سازمان‌ها، نظریه‌های مدیریتی و فرآیند تصمیم‌گیری سخن گفته شده است.

نیروی انسانی یک جامعه نقش بسیار مهمی در پیشبرد اهداف و تحولات اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی آن دارد. با حذف نیروی انسانی از یک سازمان، چیزی جز ماشین‌آلات، ابزار، تجهیزات و… باقی نمی‌ماند که به خودی خود ارزشی ندارند. انسان بزرگ‌ترین و مهم‌ترین داشته یک سازمان است.

 

قسمتی از کتاب:

 

سازمان چيست؟

ريچارد آل. دفت سازمان را این‌گونه تعريف می‌کند: سازمان نهادی است اجتماعي كه داراي هدف باشد و سيستمي كه به سبب داشتن يك ساختار آگاهانه فعّالیّت‌های خاصّی را انجام می‌دهد و داراي مرزهايي شناخته‌شده است.

اسکات در سال 1964 تعریفی نسبتاً کلاسیک از سازمان ارائه کرده است او بیان می‌کند:«سازمان‌ها مجموعه‌هایی هستند که به دنبال اهداف نسبتاً خاصی بر یک پایه تقریباً مستمر بنا شده‌اند»

 برعکس، ویک از اصطلاح سازمان اجتناب می‌کند و اصطلاح سازماندهی را به کار می‌برد و بیان می‌کند :«یک مفهوم مفید باید توجّه ما را به ماهیّت انعطاف پذیر برای سازماندهی معطوف دارد»

تالکوت پارسونز، در کتاب ساختار و فرآیند در جوامع مدرن، می‌گوید: سازمان، واحدی اجتماعی‌ست که عامدانه ساخته و بازسازی شود تا حصول به اهدافی مشخّص، ممکن شود.
به طور کل یک سازمان، نهادی اجتماعی است که هدف مشخصی را تعقيب می‌کند.به عبارت بهتر ،سیستمی است با مرزهای معيّن که به سبب داشتن ساختاری آگاهانه، فعّالیّت هایی را انجام می‌دهد.

همچنان که ازتعريف فوق برمی آید ،چهاررکن اساسی دراين تعريف لحاظ شده است که عبارتند از:
– نهاد اجتماعی به معنی آن که ازمردم وگروه های اجتماعی تشکيل می‌شود.
– هدفمندی،به معنی وجود مأموریت ورسالت مشخص
– ساختارآگاهانه، به معنی وجود ارتباط وهماهنگی مشخص بين دواير وبخش های سازمان
– مرزهای سازمان که تعيين کننده‌ی عوامل درونی وبيرونی سازمان هستند.

رسالت یک سازمان علّت وجودی وعامل اصلی تأسیس آن است.درواقع،بيانگر ماهيت ،فلسفه وجودی واهداف سازمان است.امروزه سازمان‌های بسياری با رسالت واهداف متفاوت شکل می‌گیرند.ظهورسازمان ها وگسترش روزافزون، ازويژگی های مهم تمدّن بشری است.

در طول سال هاي اخير تأثير علوم رفتاري بر مطالعه رفتار انسان در كار موجب شده است كه تئوري سازمان بر تئوري مديريت صرف تسلّط يابد. مديريت ديگر به‌عنوان تنها عامل كنترل کار در سازمان‌ها تلقّی نمی‌شود، بلكه بيشترين قسمت اين نقش بر عهده كاركرد سازمان است. اين وظيفه بايد با در نظر گرفتن توازن متناسب بين فشارهاي متنوّع و اغلب متّضاد كار در سازمان سازگاري يابد تا تغيير مقاصد سازماني را تعريف و اجرا نمايد.

انديشمندي به نام چارلز هندي در كتاب «درك سازمان‌ها» اين رابطه را بسيار ماهرانه خلاصه نموده است و عنوان می‌نماید كه متغیّرهاي عمده‌ای كه مدير بايد با آن‌ها كار كند عبارتنداز: 1)انسان‌ها  2)كار و ساختار  3)سیستم‌ها و دستورالعمل‌ها.

البته نمی‌توان به‌صورت مجزّا به هريك از اين متغیّرها پرداخت، بلكه بايد آن‌ها را در چهارچوب محيط، تجزیه‌وتحلیل و ارزيابي نمود و به نظر وي محيط شامل3 جزء است: 1)هدف‌های سازمان  2)تكنولوژي موجود  3)فرهنگ سازمان.

اين 6 عامل باهم در تعامل هستند و تغيير در يكي از آن‌ها باعث تغيير در ساير عوامل خواهد شد.

تعاريف ديگر سازمان :

 سازمان پدیده‌ای اجتماعي به شمار می‌آید که به‌طور آگاهانه هماهنگ شده و داراي حدود و ثغور نسبتاً مشخّصي بوده و براي تحقّق هدف يا اهدافي بر اساس يک سلسله مباني دائمي فعّالیّت می‌کند.

سازمان هنگامي پديد می‌آید که افرادي باشند که :

 1- هدف مشترکي داشته باشند.

 2- بتوانند با يکديگر ارتباط برقرار کنند.

3- مايل باشند که براي نيل به هدف همکاري نمايند.

 بنابراين هدف يا فعّالیّتي که تحقّق آن خارج از توان فردي و مستلزم همکاري افراد انساني باشد نياز به سازمان را به وجود می‌آورد.

سازمان عبارت است از هماهنگي معقول عدّه‌ای از افراد که براي تحقّق هدف مشترکي از طريق تقسيم وظايف و برقراري روابط منظم و منطقي به‌طور پيوسته فعّالیّت می‌کنند.

 تعريف فوق بر سازمان‌های اسمي دلالت داشته به ویژگی‌های مشترک آن‌ها به شرح زير اشاره می‌کند:

1- سازمان‌ها هدف‌دارند: يعني براي دستيابي به مقاصد معيني به وجود آمده‌اند.

2- سازمان‌ها از ترکيب اجتماعي افرادي که به‌صورت گروهي همکاري می‌کنند تشکيل می‌شوند .

3- سازمان‌ها به‌طور پيوسته و مستمر فعّالیّت می‌کنند.

4- سازمان‌ها فعّالیّت‌های خود را از راه تفکيک وظايف از روي برنامه و استفاده از منابع مالي و مادّی و دانش  و ابزار انجام می‌دهد.

5- سازمان‌ها به‌عنوان واحدهاي يکپارچه فعّالیّت‌های منظم کار خود را به‌طور عقلاني و منطقي هماهنگ و هدايت می‌کنند.

 

ابعاد سازمان چيست؟

براي درك بهتر سازمان بايد به ابعاد آن توجّه شود كه بيانگر ویژگی‌های دروني يك سازمان هستند. اين ابعاد به همان صورت سازمان را تشريح می‌کنند كه شخصیّت و ویژگی‌های فيزيكي معرّف افراد هستند. ابعاد سازماني به دو گروه تقسيم می‌شوند:

الف: ابعاد ساختاري، كه بيانگر ویژگی‌های دروني سازمان هستند و مبنايي را به دست می‌آورند كه می‌توان بدان وسيله سازمان‌ها را اندازه‌گیری و با هم مقايسه نمود، شامل تخصّصی بودن و داشتن استاندارد، سلسله‌مراتب، متمركز بودن و ….

ب: ابعاد محتوايي، که معرّف كل سازمان هستند مانند اندازه يا بزرگي سازمان، نوع تكنولوژي، هدف‌ها و استراتژی‌ها، فرهنگ و … كه بر ابعاد ساختاري اثر می‌گذارند. ابعاد محتوايي می‌توانند مبهم باشند زيرا آن‌ها نشان‌دهنده سازمان و محيطي هستند كه ابعاد ساختاري در درون آن قرار می‌گیرند. براي ارزيابي و درك سازمان، توجّه به هر دو بعد ساختاري و محتوايي ضروری است.

ازنظر آلوين تافلر نويسنده بزرگ معاصر، امروز سازمان‌ها به ساختارهايي نيازمندند كه بر ستون محكم درایت تخصّصی استوار باشند .

 

ویژگی‌های یک سازمان:

یک سازمان، یک‌نهاد مستقل است که یک مأموریت خاص دارد و می‌تواند با نیّت انتفاعی یا غیرانتفاعی تأسیس‌شده باشد. یک سازمان:

– مأموریت یا هدف ویژه‌ای دارد.

– برای هدفش برنامه دارد.

– استراتژی دارد.

– منابع خود را می‌شناسد و از آن‌ها بهینه و هماهنگ استفاده می‌کند.

– وابسته به اطّلاعات است.

– برای بقاء به دیگر سازمان‌ها وابسته است.

– هیئت حاکمه مستقلی دارد.

– از بخش‌های مختلف تشکیل‌شده است.

– دارای ساختاری فیزیکی و منطقی است.

اهمّیّت وجود سازمان‌ها

در جای‌جای دنيا در طول زمان مردم براي دستيابي به اهداف مشترك دورهم جمع شده‌اند. جامعه شناسان سازمان‌هایی را كه  براي رسيدن به اهداف مشتركشان به وجود آمده‌اند  را مورد بررسی قرار داده و به اين نتيجه رسیده‌اند كه نياز به وجود سازمان‌هایی مانند آموزشگاه‌ها و حمايت از كودكان و …آن‌ها را به وجود آورده است. انسان‌ها چون به‌تنهایی قادر به رفع تمامي احتّیاجات خود نبوده‌اند سازمان‌ها را براي عهده‌دار شدن اين قبيل مسئولیّت‌ها به وجود آورده‌اند.

 

انواع واحدهای سازمانی :

یک سازمان از دو نوع واحد متمایز زیر تشکیل می‌شود:

• واحدهای صف: این واحدها مأمور اجرای عملیّاتی هستند. دستورهایی که به این واحدها داده می‌شود از سرپرستان و مدیران یا فرماندهی صادر می‌گردد. واحدهای تولید و فروش یک موسسه تولیدی، نمونه‌های کوچکی از واحدهای صف هستند.
• واحدهای ستاد: وظیفه این واحدها محدود به فراهم آوردن وسایل پیشرفت و تسهیل کار واحدهای صف از طریق انجام خدمات مشورتی و کمکی یا تخصّصی است. به‌علاوه، هدف‌های عمده سیاست‌های کلّی سازمان نیز توسط واحدهای ستادی تعیین می‌شد. ضمن اینکه رفع نیازهای منطقی کارکنان واحدهای صف نیز تا حد امکان جزو وظایف واحدهای ستادی است.

پُست‌ها در سازمان صف و ستاد

طیف گسترده‌ای از پست‌ها در هر سازمانِ صف و ستاد وجود دارند. بعضی از این پست‌ها، پست‌های اصلی مرتبط با رسالت شرکت هستند، درحالی‌که سایر آن‌ها پست‌هایی ثانویّه و فرعی هستند که نقش آن‌ها ارائه‌ی پشتیبانی و مشارکت غیرمستقیم است. پست‌های موجود در هر سازمان صف و ستاد را می‌توان به روش‌های فراوانی از یکدیگر متمایز کرد، ولی ساده‌ترین روش، دسته‌بندی آن‌ها بر اساس صفی یا ستادی بودن آن‌هاست.

پست‌های صفی مستقیماً با عملیّات‌ روزمره‌ی سازمان (مانند تولید، فروش محصول یا خدمات) در ارتباط هستند. پست‌های صفی توسط کارکنان صفی و مدیران میانی اشغال می‌شوند. کارکنان صفی، فعّالیّت‌های اصلی کسب‌و‌کار را انجام می‌دهند و برای انجام عملکردهای اصلی سازمان ضروری هستند.

مدیران میانی، بیشتر تصمیم‌گیری‌ ها را انجام می‌دهند و کارکنان صفی را در جهت دستیابی به اهداف شرکت هدایت می‌کنند. برای مثال، مدیر بازاریابی، مدیر میانی به شمار می‌رود.درست است که مدیر بازاریابی، محصول یا خدمات را تولید نمی‌کند ولی مستقیماً و از طریق پیش‌بینی بازار و ایجاد تقاضا برای محصول یا خدمات، به دستیابی به اهداف کلّی شرکت کمک می‌کند. بنابراین افراد دارای پست‌های صفی (چه از کارکنان صف باشند و چه از مدیران میانی)، در فعّالیّت‌هایی مشارکت دارند که عملاً و مستقیماً با جریان کاری اصلی سازمان مرتبط است.

افراد دارای پست‌های ستادی، با پشتیبانی غیرمستقیم از عملکردهای صفی، به سازمان خدمت می‌کنند. پست‌های ستادی شامل کارکنان ستادی و مدیران ستادی هستند. کارکنان ستادی از تخصّص فنّی خود برای کمک به کارکنان صفی و مدیریت ارشد در انجام فعّالیّت‌های تجاری گوناگون استفاده می‌کنند. مدیران ستادی، سایر افراد موجود در سلسله‌مراتب را پشتیبانی می‌کنند و مشاوره و دانش لازم را به آن‌ها ارائه می‌دهند.

درست است که مدیران ستادی، بخشی از سلسله‌مراتب سازمان هستند که ارتباطی با تولید مستقیم محصولات یا خدمات ندارند، ولی در میان کارکنان، نفوذ و تسلّط دارند. برای نمونه، مشاور حقوقی، مدیر ستادی به شمار می‌رود. مشاور حقوقی به‌طور فعال در فعّالیّت‌های سودآور سازمان شرکت نمی‌کند، ولی برای افراد مشغول در این فعّالیّت‌ها پشتیبانی حقوقی لازم را فراهم می‌کند. بنابراین کارکنان و مدیران مشغول در پست‌های ستادی، در فعّالیّت‌هایی مشارکت دارند که به‌منظور پشتیبانی از کارکنان صفی انجام می‌شوند.

 

اختیار در صف و ستاد

قدرت و اختیارات در سازمان صف و ستاد متفاوت است و به‌طورکلّی ۳ نوع اختیار وجود دارد: اختیار صف، اختیار ستاد و اختیار مبتنی بر وظیفه.

 

اختیار صف

اختیار صف، به معنی برخورداری از اختیار پیش بردن وظایف و مطالبه کردنِ عملکرد از سایر افراد است  و در سلسله‌مراتب سازمان از بالا به پایین جریان می‌یابد. برای مثال، اختیار صف، به سرپرست تولید این امکان را می‌دهد که به یکی از کارکنان دستور بدهد تا با دستگاه خاصّی کار کند و به معاون امور مالی نیز این امکان را می‌دهد تا از رئیس یکی از واحدها بخواهد که گزارش خاصّی را به او ارائه دهد. بنابراین اختیار صف، میزان مشخّصی از قدرت را در ارتباط با عملکرد و اجرای یکی از وظایف سازمانی به فرد می‌دهد.

در هنگام بحث در مورد اختیار صف باید ۲ مسئله‌ی مهم را در نظر بگیرید:

 ۱) اختیار صف، مؤثّر بودن عملکرد را تضمین نمی‌کند.

۲) اختیار صف به کارکنان صف محدود نمی‌شود.

برای نمونه، رئیس یک واحد ستادی، به دلیل روابط قدرت موجود میان رئیس آن واحد و کارکنانی که مستقیماً به او گزارش می‌دهند، از اختیار صف بر کارکنان خود برخوردار است.

 

اختیار ستاد

اختیار ستاد یعنی فرد از حق توصیه کردن یا مشاوره دادن به افرادی برخوردار است که دارای اختیار صف هستند. برای مثال، کارکنان بخش منابع انسانی از طریق انتخاب و توسعه‌ی نیروی کاری شایسته، به سایر بخش‌ها کمک می‌کنند. یا مدیر کنترل کیفیّت، با تعیین سطح قابل‌قبول کیفیّت محصولات یا خدمات در شرکت تولیدی، اجرای برنامه‌های تعیین کیفیّت و انجام تحلیل‌های آماری برای اطمینان از پایبندی به استانداردهای کیفی، به مدیر تولید کمک می‌کند. بنابراین، اختیار ستاد به کارکنان ستاد این حق را می‌دهد تا در تلاش برای بهبود عملیّات صف، به کارکنان صف مشاوره بدهند.

 

اختیار مبتنی بر وظیفه

به اختیار مبتنی بر وظیفه، اختیار صف محدود‌شده نیز گفته می‌شود. اختیار مبتنی بر وظیفه در رابطه با عملکرد خاصّی مانند امنیّت یا حسابداری، به افراد ستاد قدرت و اختیار می‌دهد. معمولاً اختیار مبتنی بر وظیفه به کارکنان ستاد خاصّی داده می‌شود که از تخصّص در حوزه‌ی ویژه‌ای برخوردار هستند.

برای مثال، ممکن است که اعضای واحد حسابداری از اختیار مبتنی بر وظیفه برخوردار باشند و بتوانند اسناد موردنیاز برای تهیه‌ی گزارش‌ها مالی خود را از کارکنان دیگر درخواست کنند یا مدیر منابع انسانی از اختیار لازم برای بررسی این مسئله برخوردار باشد که آیا قوانین فرصت شغلی برابر، در تمام واحدها اجرا می‌شود یا خیر. اختیار مبتنی بر وظیفه نوع خاصّی از اختیار برای کارکنان ستادی است که باید توسط مدیریت ارشد تعیین شود.

 

تعارض صف و ستاد

به دلیل وجود پست‌های گوناگون و انواع مختلف اختیارات در سازمان صف و ستاد، ایجاد تعارض میان کارکنان صف و ستاد تقریباً اجتناب‌ناپذیر است. البته وجود تعارض جزئی به دلیل اختلاف در دیدگاه‌ها طبیعی است، اما گاهی تعارض در بین بخشی از کارکنان صف و ستاد، موجب مختل شدن کل سازمان می‌شود.

دلایل فراوانی برای ایجاد تعارض وجود دارد؛ روابط انسانی ضعیف، هم‌پوشانی اختیارات و مسئولیّت‌ها و استفاده‌ی نادرست مدیریت ارشد از کارکنان ستادی، همگی دلایل اصلی ایجاد احساس رنجش میان کارکنان صف و ستاد هستند. گاهی این رنجش موجب می‌شود تا افراد در واحدهای گوناگون، دید محدودی نسبت به سازمان داشته باشند و کلّیت سازمان را در نظر نگیرند.

خوشبختانه روش‌های فراوانی برای به حدّاقل رساندن این تعارض وجود دارد. یکی از این روش‌ها ادغام کردن کارکنان صف و ستاد و تشکیل یک تیم کاری است. موفّقیت این تیم کاری به این مسئله بستگی دارد که آیا اعضای هر گروه می‌توانند در تلاش برای افزایش بهره‌وری و عملکرد با یکدیگر همکاری کنند یا خیر. راه‌حل دیگر، حصول اطمینان از ارائه‌ی تعریفی واضح و روشن از حوزه‌های مسئولیّت و اختیارات کارکنان صف و ستاد است.

با ارائه‌ی تعریفی روشن از اختیارها و مسئولیّت‌ها، هر گروه درک بهتری از نقش خود در سازمان خواهد داشت. روش سوّم برای به حدّاقل رساندن این تعارض، پاسخگو و مسئول کردن کارکنان صف و ستاد نسبت به نتایج فعّالیّت‌هایی است که انجام می‌دهند. به‌بیان‌دیگر، کارکنان صف نباید مسئولیّت کامل عملکرد ضعیفی را بر عهده بگیرند که درنتیجه‌ی مشاوره‌های کارکنان ستاد بوده است.

در سازمان صف و ستاد، جریان مستقیم اختیارات موجود در سازمان صف، با واحدهای ستادی که پشتیبانی و توصیه‌های لازم را به آن‌ها ارائه می‌دهند، ترکیب می‌شود. وجود سلسله‌مراتب مشخّص، یک ویژگی ثابت و پایدار در میان ساختارهای سازمانی صف و ستاد است. ممکن است که مشکل تعارض به وجود بیاید، ولی در سازمان‌هایی که مسئولیّت‌هایشان را به‌روشنی، مشخّص و تعریف کرده‌اند، این تعارض به حدّاقل می‌رسد.

انواع سازمان‎‎‎ها:

یکی از مشهورترین انواع دسته‌بندی سازمان‌ها ، تقسیم آن به سازمان‌های رسمی و غیررسمی می‌باشد این دو دسته‌بندی افراطی برحسب روابط و ضوابط حاکم بر سازمان تعیین‌شده است که البته در هیچ سازمانی کلّا و به‌طور مطلق سازمان رسمی و غیررسمی وجود نداشته بلکه ترکیبی از این دو حالت موجود است .

 

الف – سازمان رسمی :

سازمان رسمی نظامی است که بر مبنای هدف خاصّی تشکیل و در آن حدود وظایف و اختیارات ، کانال‌های ارتباطی و سلسله‌مراتب سازمانی از قبل تعیین و مشخّص‌شده است افراد موظف هستند تا خود را با شبکه روابط رسمی سازمان منطبق ساخته و از آن پیروی نمایند .

سازمان رسمی آن است که به‌طور قانونی بنیان‌گذاری و تصویب می‌شود ؛ تعداد مشاغل ، حدود وظایف و اختیارات ، و نحوه انجام فعّالیّت‌ها در آن مشخّص می‌گردد . البته گاهی گفته می‌شود که سازمان‌های رسمی حالتی « تخیّلی » دارند ؛ زیرا سازمان‌ها به آن‌گونه که در سازمان رسمی پیش‌بینی‌شده است ، عمل نمی‌کنند و این سازمان غیررسمی است که حالت واقعی عملکرد سازمان‌ها را نشان می‌دهد .

سازمان‌های رسمی باوجود برخورداری از ویژگی‌های مشترک ، دارای تفاوت‌های چشم‌گیری هستند . ازاین‌رو ، در مطالعات سازمانی ، به‌منظور هم سنجی سازمان‌ها ، آن‌ها را طبقه‌بندی می‌کنند . بر مبنای ویژگی‌های گوناگون سازمان‌ها ، انواع طبقه‌بندی امکان‌پذیر است : حسب اندازه ( کوچک یا بزرگ ) ، نوع مالکیّت ( خصوصی یا دولتی ) ، ملاک عضویّت ( داوطلبانه ، استخدامی ، یا اجباری ) و اهداف و وظایف اجتماعی ( آموزشی ، دینی ، سیاسی یا اقتصادی ) .

در قلمرو امور اقتصادی ، سازمان‌ها غالباً به تولیدی و خدماتی تقسیم می‌شوند . در مقابل طبقه‌بندی‌های فوق که بر تفاوت‌های آشکار میان سازمان‌ها تأکید می‌کنند ، طبقه‌بندی‌های دیگری وجود دارند که با ملاک‌های ذهنی و تحلیلی شکل‌گرفته‌اند . به‌عنوان نمونه ، ( بلا واسکات ) در تحلیل سازمان‌های رسمی ، با این ملاک چه کسی ، در درجه اوّل ، از وجود سازمان فایده و بهره می‌برد ، چهار نوع سازمان را تشخیص می‌دهند :

الف- سازمان‌های مشترک‌المنافع که در اصل به عموم اعضای خود نفع می‌رسانند مثلاً اتحادیه‌ها ، باشگاه‌ها ، احزاب سیاسی ، انجمن‌های حرفه‌ای ، و تعاونی‌ها .

ب- سازمان‌های تجاری که در اصل به مالکان و مدیران خود بهره می‌رسانند نظیر کارخانه‌های صنعتی ، فروشگاه‌ها ، بانک‌ها و هتل‌ها .

ج- سازمان‌های خدماتی که در درجه نخست به مراجعان خود نفع می‌رسانند مثلاً بیمارستان‌های خصوصی ، مدارس خصوصی ، و بنگاه‌های مددکاری اجتماعی .

د- سازمان‌های رفاه عمومی که عموم مردم را بهره‌مند می‌سازند نظیر وزارت دفاع ، مدارس دولتی ، سازمان پلیس ، سازمان آتش‌نشانی و سازمان‌های تحقیقاتی

این طبقه‌بندی‌های به‌منظور مطالعه مسائل و مشکلات ویژه انواع سازمان‌ها ، تشخیص شیوه مدیریت ، نوع عملکردها و فعّالیّت‌های آن‌ها سودمندند.

 پیرو مطالب فوق الذّکر ، پویایی‌های زندگی سازمانی را فقط هنگامی می‌توان فهمید که علاوه بر ساختار رسمی سازمان، از هنجارها، گروه باندی‌ها و روابط غیررسمی آن نیز آگاهی داشت. تأثیر سازمان غیررسمی بر سازمان رسمی می‌تواند عواقب و نتایج سازنده یا ویران‌کننده داشته باشد.

گرچه تحقیقات مختلف نشان داده که سازمان غیررسمی محدودیّت‌هایی ازلحاظ بازده سازمان به وجود می‌آورد، مع‌هذا، شواهدی هم حاکی از آن است که سازمان غیررسمی می‌تواند نیروی سازنده‌ای برای گردش کار سازمان و وسیله‌ای برای تغییر باشد.

تحقیقات در این زمینه نشان می‌دهند که بسیاری از مشکلات سازمانی که در چارچوب رسمی راه حلّی برای آن‌ها امکان‌پذیر نیست باید از طریق غیررسمی حل‌وفصل شوند؛ مثلاً، ارتباط رسمی که باید از طریق ” زنجیر فرمان ” برقرار گردد، معمولاً یک فرآگرد طولانی و وقت‌گیر است.

غالباً پخش خبر یا اطّلاعات از طریق مجرای غیررسمی مشکل را آسان می‌سازد. در چنین وضعی، یک مدیر با انعطاف و با اطلاع، از طریق سازمان غیررسمی عمل می‌کند و از ناکامی ناشی از به کار بردن مجرای رسمی و مقرر، اجتناب می‌نماید.

 

ب- سازمان غیررسمی :

درواقع سازمان غیررسمی وسیله مهمّی برای اجرا و تحقّق هدف‌های مهم سازمانی به شمار می‌رود. با شناخت کامل پویایی‌های سازمان غیررسمی، می‌توان به توسعه و ایجاد رویه‌ها و مکانیسم‌هایی با استفاده از ساختار غیررسمی پرداخت و از جنبه رسمی دادن به هر اقدامی اجتناب کرد. سازمان غیررسمی وجود دارد.

نباید آن را دشمنی پنداشت که باید نابود شود و نه مانعی که باید از میان برداشته شود. برعکس، سازمان غیررسمی ممکن است وسیله سودمندی برای بهبود کارآیی سازمان باشد. عقلایی نیست که سازمانی نظیر آموزش‌وپرورش را صرفاً به‌موجب ملاک‌های عقلانیّت و رسمیّت اداره کرد؛ زیرا این ملاک‌ها جنبه‌های غیرعقلانی و غیرمنتظره سازمان غیررسمی را نادیده می‌گیرند. ازلحاظ نظری، توصیه کردنی است که عمل مدیریت با استفاده از هر دو اجزای رسمی و غیررسمی سازمان قابل پیشرفت است.

سازمان غیررسمی از اجتماع یک عدّه از افراد تشکیل می‌شود که تحت رهبری سلسه مراتب اداری به‌منظور تحقّق هدف معیّنی با یکدیگر همکاری می‌کنند . معذالک تجربیات روزانه در مؤسّسات این نکته را به‌خوبی ثابت می‌کند که سازمان‌ها به‌نحوی‌که در نوشته‌های رسمی تحریر و تصریح‌شده است عمل نمی‌کنند زیرا به ‌مجرّد گرد هم‌آیی عدّه‌ای در سازمان رسمی ، گام‌های متعدّدی جدا از روابط تعیین‌شده سازمان بین آن‌ها برقرار می‌شود .

این روابط می‌تواند براثر علائق مشترک ، نیازهای مشترک ، تنفر از یک پدیده ، محیط‌زیست مشترک و غیره به وجود آید . این‌گونه روابط غیررسمی بدون هیچ‌گونه نقشه یا هدف قبلی ایجاد گشته و صرفاً ناشی از غریزه اجتماعی و تمایلات طبیعی انسان است لازمه به وجود آمدن این‌گونه سازمان‌های غیررسمی وجود یک سازمان رسمی بوده که در درون آن صرف‌نظر از منطق یا مقاصد مدیریت تشکیل می‌گردد.

این‌گونه سازمان‌ها اگرچه دارای هدف از پیش تعیین‌شده نمی‌باشند ولی به‌طور ناخودآگاه در شرایط ویژه هدف‌دار شده و حدود روابط نیز در بین افراد آن از قانون بندی‌های خاصّی تبعیت می‌کنند این نوع سازمان‌ها در درون سازمان‌های رسمی دارای قدرت می‌باشند اگرچه در شبکه سازمان‌های رسمی منظور نشده‌اند.

به‌عنوان‌مثال چنین فرض می‌شود که قدرت تصمیم‌گیری به‌وسیله اختیارات قانونی شغل در سلسله‌مراتب اداری تعیین می‌شود حال‌آنکه همیشه در عمل کانون‌های اخذ تصمیم تابع سلسله‌مراتب اداری نبوده و عوامل نظیر نفوذ شخصی افراد و آگاهی‌های تخصّصی توان قدرت تصمیم‌گیری اجرای نظریات خود را می‌دهد .

سازمان غیررسمی به‌طور طبیعی ، به‌محض ایجاد سازمان رسمی ، در چهارچوب آن پدیدار می‌شود و سازمان غیررسمی درنتیجه تعامل اجتماعی مستمر میان کارکنان سازمان ایجاد می‌شود . سازمان رسمی را تعدیل می‌کند یا آن را تحکیم می‌بخشد.

توسعه می‌دهد ، برای مثال ، ممکن است در ساختار رسمی چنین مقرر باشد که افراد موظف اند که مسائل مربوط به نیروی انسانی را به‌طور مستقیم با رئیس اداره امور کارکنان مطرح کنند ، درحالی‌که اگر کارکنان دریابند که مطرح کردن این‌گونه مسائل با معاون اداره مذکور ، نتایج مطلوب‌تری به دست می‌دهد ، به وی مراجعه خواهند کرد .

چستر بارنارد: سازمان غیررسمی عبارت است از سازمانی که به هرگونه فعّالیّت مشخّص منتهی بدون هدف آگاهانه دست بزند. ( دارای سلسله‌مراتب نیست و آگاهانه نیست).

کیت دیویس: سازمان غیررسمی یک شبکه روابط شخصی و اجتماعی است که در قالب سلسله‌ مراتب سازمانی وجود ندارد. بلکه خودبه‌خود و در شرایط روابط افراد با یکدیگر شکل می‌گیرد.

هــوی و میسکل: سازمان غیررسمی سیستمی از روابط شخصـــی افراد است که به‌خودی‌خود در داخل همه سازمان‌های رسمـــی با عمل و عکس‌العمل اعضا شکل می‌گیرد.

خصوصیات سازمان‌های  غیررسمی :

1- ازآنجاکه سازمان‌های غیررسمی براثر خواسته‌های افراد ، بخصوص خواسته‌های درونی آن‌ها به وجود آمده است ، نمی‌توان آن‌ها را با دستورالعمل‌های اداری ملغی کرد یا از بین برد.

2- برخلاف سازمان‌های رسمی که اختیارات از بالا به پایین وا گذار می‌شود ، در سازمان‌های غیررسمی معمولاً” اختیارات به‌صورت افقی و یا از پایین به بالا جریان پیدا می‌کند .

3- سازمان‌های غیررسمی ، برخلاف سازمان‌های رسمی که ممکن است خیلی بزرگ و گسترده باشند ، غالباً” کوچک و محدود هستند و تعداد آن‌ها از چند نفر تجاوز نمی‌کند .

4- اختیارات و تفویض آن در سازمان غیررسمی بیشتر بر اساس اعتماد است درحالی‌که در سازمان رسمی بر اساس سلسله‌مراتب و مشاغل قرار دارد .

5- رهبران سازمان‌های غیررسمی ، با معیارهایی از قبیل شخصیّت ، نفوذ معنوی ، لیاقت ، کبرسن و نظایر آن انتخاب می‌شوند ، درحالی‌که در سازمان رسمی ممکن است مسئول یا مدیری ، هیچ‌یک از این خصوصیات را نداشته باشد .

6- گروه‌های غیررسمی نسبت به تغییر و تحوّل سازمان رسمی یا غیررسمی مقاومت نشان می‌دهند .

7- در محتوای شبکه ارتباطات غیررسمی شایعات تأثیر زیادتری می‌گذارد و اطّلاعات درست نیز سریع‌تر انتقال پیدا می‌کند .

یکی از وجوه عمده تمایز سازمان رسمی با سازمان غیررسمی ، غیرشخصی بودن ساختار وظایف در سازمان رسمی در مقایسه با شخصی بودن روابط در سازمان غیررسمی است .

در سازمان رسمی ، پس از طرّاحی شغل ، افرادی را از طریق فرآگرد کارگزینی ، به کار می‌گمارند ، درحالی‌که سازمان غیررسمی ، هنگامی شکل می‌گیرد که تصدی شغل معیّنی در سازمان ، موجب برقراری و توسعه روابط اجتماعی در میان کارکنان شود ، برای مثال ایجاد یک منصب جدید با عنوان معاونت امور کارکنان ، جزئی از فعّالیّت‌های سازمان رسمی است و انتصاب یک فرد در منصب مذکور از طریق  فرآگرد کارگزینی انجام می‌شود. در اینجا هنگامی ساختار غیررسمی شکل می‌گیرد که فرد منتصب شده ، از طریق برقراری و یا توسعه روابط اجتماعی ، روابط مستمر و پایداری با سایر کارکنان ، افراد تحت تصدی خود و افراد شاغل در سایر واحدهای سازمان برقرار سازد .

بنابراین ، در سازمان رسمی ، روابط سازمانی به‌طور مکتوب و دقیق ، و طبق نمودار سازمانی برای کارکنان تشریح می‌شود و در صورت لزوم ، به‌طور طبیعی تغییر می‌یابند . البته هم روابط رسمی و هم روابط غیررسمی ، هر دو بر نقش سازمانی افراد ، اثر می‌گذراند ، ولی ممکن است در هر مقطع از زمان یکی از این دو « رابطه غالب » باشد ، باوجوداین معمولاً” مدیران از اهمّیّت روابط غیررسمی غافلند ( گلوئیک ، 1977 ص 444 ) .